Lohnabrechnung:
Bestandteile und Bedeutung

Zeit Logo

Lesezeit 5 Minute(n)

5 Min.

Like Logo

25 Leser fanden diesen Artikel hilfreich

Vielleicht erinnern Sie sich: Bei Ihrem ersten Job waren Sie so aufgeregt, am Ende des Monats endlich Ihr Gehalt zu bekommen. Als dieses dann niedriger war als das anfangs vereinbarte Bruttogehalt, war die Überraschung gross. Mittlerweile wissen Sie über Sozialversicherungsabgaben Bescheid – doch Lohnabrechnungen können mitunter komplex sein. Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Lohnabrechnungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmerin gleichermassen wichtig sind.

Auf einen Blick

  • Eine Lohnabrechnung ist gewissermassen eine Erklärung des Monatslohns. Dort finden sich Angaben zum Bruttogehalt, den Abzügen, Zuschlägen, Sonderzahlungen und schliesslich dem Nettogehalt.
  • Damit lassen sich die Lohnzahlungen protokollieren. Arbeitnehmer bekommen ausserdem einen Überblick über die abgeführten Sozialversicherungsprämien.

 

Was ist eine Lohnabrechnung?

Wer arbeitet, bekommt am Ende des Monats auch ein Gehalt ausgezahlt. Dazu erhalten die Arbeitnehmerinnen die Lohnabrechnung. Alternative Bezeichnungen dafür sind Gehalts- oder Entgeltabrechnung. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das detailliert zeigt, wie sich der Lohn eines Angestellten in einem gewissen Zeitraum zusammensetzt. Am Ende eines jeden Monats haben Mitarbeitende eines Unternehmens somit ein offizielles Dokument in Händen, das ihren Lohn aufschlüsselt.

Warum gibt es Lohnabrechnungen?

Ein Gehalt in der Schweiz ergibt sich nicht nur aus dem Stunden- oder Monatslohn, den eine Arbeitnehmerin ausbezahlt bekommt. Der Nettolohn, der am Ende des Monats übrigbleibt, wird auf Grundlage des Bruttolohns errechnet. Auf diesen werden bestimmte Beträge (z. B. Zulagen und andere Sonderzahlungen) hinzugerechnet und andere abgezogen (z. B. Sozialversicherungsabzüge). Die Lohnabrechnung gibt Aufschluss darüber, wie der Nettolohn aus dem Bruttolohn und den sonstigen Zuschlägen und Abzügen errechnet wird. Die Be- und Abzüge werden detailliert in der Abrechnung aufgelistet. Arbeitnehmer können so nachvollziehen, wie ihr Gehalt im betreffenden Monat entstanden ist.

Doch auch für Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung ein wichtiges Tool. Schliesslich können sie damit protokollieren, wie viel jeden Monat an welche Mitarbeiter ausbezahlt wurde. Es ist deshalb essenziell, dass alle Zahlungen korrekt und detailliert angegeben werden. Jeder einzelne Be- und Abzug sollte klar nachvollziehbar ausgewiesen werden. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Missverständnissen kommen. Besonders bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten kann sich eine fehlerhafte oder unvollständige Lohnabrechnung negativ auf ein Unternehmen auswirken. Besonders Überstunden, Ferien und andere Sonderzahlungen sollten deshalb immer ganz klar ausgewiesen werden.

 

 

Was beinhaltet eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung führt alle Bestandteile auf, die mit dem Lohn einer Angestellten zu tun haben. So wird genau aufgeschlüsselt, woraus die Lohnzahlung besteht und wie der Betrag genau zustande kommt. In jedem Fall sollte aus einer Abrechnung klar hervorgehen, wie hoch der Bruttolohn ist und wie sich dieser ergibt. Im Falle eines Stundenlohns sollte das Dokument also die Stundenzahl und die Höhe des Stundenlohns enthalten.

 

Der Mindestlohn im Kanton Genf

Der Kanton Genf führte im November 2020 einen Mindestlohn in Höhe von 23 CHF pro Stunde ein. Auf der Grundlage einer 42-Stunden-Woche, die einen klassischen Stundensatz in der Schweiz darstellt, entspricht dies einem Monatsgehalt von 4.182 CHF. Dies ist der höchste Mindestlohn in der Schweiz.

Der Mindestlohn im Kanton Neuenburg

Der Kanton Neuenburg war der erste in der Schweiz, der im August 2017 einen Mindestlohn einführte und somit mit gutem Beispiel für andere Kantone voranging. Aktuelle beträgt der Mindestlohn in Neuenburg 20 CHF pro Stunde, d. h. 3.640 CHF pro Monat (bei 42 Wochenstunden), die über 12 Monate ausgezahlt werden.

Der Mindestlohn im Kanton Jura

Der Mindestlohn im Kanton Jura ist ähnlich hoch wie der in Neuenburg. Er beläuft sich somit auf 20 CHF pro Stunde, was bei 42 Arbeitsstunden 3.640 CHF monatlich ausmacht. Der Kanton Jura war drei Monate nach Neuenburg der zweite schweizerische Kanton, der einen Mindestlohn einführte.

Der Mindestlohn im Kanton Tessin

Der im Kanton Tessin eingeführte Mindestlohn ist der niedrigste innerhalb der fünf Kantone, die in den letzten Jahren einen gelten Mindestlohn festgelegt haben. Er beträgt hier 19 CHF pro Stunde. Bei einer 42-Stunden-Woche entspricht dies einem monatlichen Bruttoeinkommen von 3.200 CHF. Der Mindestlohn in Tessin trat am ersten Januar 2021 in Kraft und soll mit jährlich schrittweise erhöht werden.

Der Mindestlohn im Kanton Basel-Stadt

Auch im Kanton Basel-Stadt gibt es einen Mindestlohn, der 21 CHF pro Stunde beträgt. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die einen Tarifvertrag mit Mindestlohn-Vereinbarungen haben, sind dahingegen nicht an diesen Mindestlohn gebunden. Dasselbe gilt in diesem Kanton für Praktika mit einer Dauer von weniger als sechs Monaten.

Ist eine Lohnabrechnung Vorschrift?

Ja, Arbeitgeber sind in der Schweiz laut Obligationenrecht (OR) dazu verpflichtet, ihren Angestellten regelmässig eine Lohnabrechnung zukommen zu lassen (Artikel 323b, Absatz 1 OR). In der Regel geschieht dies zum gleichen Zeitpunkt, an dem der Lohn überwiesen wird. In den meisten Unternehmen erfolgt dies am Ende des Monats. Laut Gesetz können aber auch andere Termine festgelegt werden. Dies sollte dann im Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag festgehalten werden (Artikel 323, Absatz 1 OR). Die Bereitstellung einer Lohnabrechnung gehört zu den zwingenden Vorschriften nach Artikel 362 OR. Das heisst, diese Bestimmung darf nur zugunsten des Arbeitnehmers verändert werden – seine Zustimmung vorausgesetzt.

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Grundsätzlich wird die Lohnabrechnung vom Arbeitgeber bereitgestellt. Rechtlich gesehen gibt es keine speziellen Regelungen darüber, wer die Abrechnungen erstellen darf oder muss. Jede Person ist deshalb befugt, Lohnabrechnungen im Auftrag des Unternehmens zu erstellen und an die Mitarbeitenden zu verschicken. Arbeitgeber in kleinen Unternehmen, wo sich die Lohnbuchhaltung einfacher gestaltet, übernehmen dies oft selbst. In grossen Konzernen dagegen gibt es dafür meist eine ganze Abteilung, die sämtliche Angelegenheiten bearbeitet, die mit dem Thema Buchhaltung zu tun haben. Auch ein externer Dienstleister ist eine Option für Unternehmen, die die Buchhaltung und die Erstellung von Lohnabrechnungen auslagern möchten.

Erstellung von Lohnabrechnungen – darauf sollten Sie achten

Am wichtigsten ist, dass die Lohnabrechnung vollständig ist und alles korrekt abgerechnet wurde. Vor allem für kleine Firmen mit weniger Mitarbeitenden lohnt es sich, eine Vorlage zu erstellen, die am Ende des Monats jeweils ausgefüllt wird. In grossen Unternehmen dagegen gestaltet sich der manuelle Eintrag als zu zeitaufwendig und fehleranfällig. Viele Unternehmen bedienen sich für ihre Lohnabrechnung einer Software. Solche Programme sind zwar kostenpflichtig, machen die Angelegenheit allerdings einfacher. Auch das Risiko von Fehlern kann durch eine automatisierte Lohnabrechnung minimiert werden.

Die digitale Lohnabrechnung

Auch wenn Lohnabrechnungen in Papierform noch häufig verwendet werden – die digitale Version befindet sich stark auf dem Vormarsch. Die digitale oder elektronische Lohnabrechnung ist eine praktische und nachhaltigere Variante des klassischen Briefes. Dank sicherer Optionen brauchen sich die Nutzer auch bei einem E-Mail-Versand der Lohnabrechnung (z. B. IncaMail der Schweizerischen Post) keine Sorgen um deren persönliche Daten machen. Alternativ nutzen Arbeitgeber das firmeneigene Intranet, um die Lohnabrechnungen bereitzustellen.

 

 

Rechtsanwalt für Arbeitsrecht gesucht?

Offerten vergleichen und den passenden Anwalt für Arbeitsrecht finden.

Kostenlose Anfrage starten

FAQ: Lohnabrechnung

Was steht in einer Lohnabrechnung?

In einer Lohnabrechnung wird das Gehalt in einem bestimmten Abrechnungszeitraum aufgeschlüsselt. Neben dem Bruttolohn finden sich ausserdem Abzüge, Zulagen und Sonderzahlungen. Am Ende steht der Nettolohn.

Warum sind Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer sinnvoll?

Arbeitnehmerinnen bekommen so ein besseres Bild davon, wie der Nettolohn entsteht. Sie erkennen genau, wie viel an die Sozialversicherungen abgeführt wurde und welche besonderen Zahlungen sie im Abrechnungszeitraum erhalten haben.

Warum ist es so wichtig, dass Lohnabrechnungen fehlerfrei sind?

Lohnabrechnungen dienen auch als Protokoll. Daraus lässt sich beispielsweise erkennen, ob bestimmte Sonderzahlungen (z. B. für Überstunden, Ferien) bereits beglichen wurden. Besonders bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten kann sich eine fehlerhafte oder unvollständige Lohnabrechnung negativ auf ein Unternehmen auswirken.

Welche Sozialversicherungsbeiträge sind in der Lohnabrechnung aufgeführt?

Zu den obligatorischen Versicherungen gehören die Invaliden-, die Alters- und Hinterlassenenversicherung und die Erwerbsersatzordnung. Auch Versicherungen im Falle von Arbeitslosigkeit, Unfall und Krankheit können auf der Lohnabrechnung enthalten sein.



Haben alle Arbeitnehmerinnen das Recht auf eine Lohnabrechnung?

Ja, Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. In der Regel erfolgt dies am Ende des Monats mit der Lohnzahlung.


Wie unterscheidet sich eine digitale Lohnabrechnung?

Eine digitale Lohnabrechnung unterscheidet sich lediglich in ihrer Form. Viele Unternehmen steigen mittlerweile von der Briefform zur digitalen Alternative der Abrechnung um. Das ist für viele Menschen unkomplizierter und besser für die Umwelt.

Gibt es Vorgaben darüber, wer eine Lohnabrechnung erstellen darf?

Nein, im Grund darf jeder Lohnabrechnungen erstellen. Unternehmen sollten darauf achten, dass die betreffende Person sorgfältig arbeitet. Fehlerfreie und korrekte Lohnabrechnungen sind äusserst wichtig für den reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen.

Gesetzesartikel

Schriftliche Abrechnung (Artikel 323b OR)

Unfallversicherung Prämien (Artikel 91 UVG)