Lohnabrechnung: Bestandteile und Bedeutung

Wer arbeitet, bekommt am Ende des Monats auch ein Gehalt ausgezahlt. Dazu erhalten die Arbeitnehmerinnen die Lohnabrechnung. Alternative Bezeichnungen dafür sind Gehalts- oder Entgeltabrechnung. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das detailliert zeigt, wie sich der Lohn eines Angestellten in einem gewissen Zeitraum zusammensetzt. Am Ende eines jeden Monats haben Mitarbeitende eines Unternehmens somit ein offizielles Dokument in Händen, das ihren Lohn aufschlüsselt.

Warum gibt es Lohnabrechnungen?

Ein Gehalt in der Schweiz ergibt sich nicht nur aus dem Stunden- oder Monatslohn, den eine Arbeitnehmerin ausbezahlt bekommt. Der Nettolohn, der am Ende des Monats übrigbleibt, wird auf Grundlage des Bruttolohns errechnet. Auf diesen werden bestimmte Beträge (z. B. Zulagen und andere Sonderzahlungen) hinzugerechnet und andere abgezogen (z. B. Sozialversicherungsabzüge). Die Lohnabrechnung gibt Aufschluss darüber, wie der Nettolohn aus dem Bruttolohn und den sonstigen Zuschlägen und Abzügen errechnet wird. Die Be- und Abzüge werden detailliert in der Abrechnung aufgelistet. Arbeitnehmer können so nachvollziehen, wie ihr Gehalt im betreffenden Monat entstanden ist.

Doch auch für Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung ein wichtiges Tool. Schliesslich können sie damit protokollieren, wie viel jeden Monat an welche Mitarbeiter ausbezahlt wurde. Es ist deshalb essenziell, dass alle Zahlungen korrekt und detailliert angegeben werden. Jeder einzelne Be- und Abzug sollte klar nachvollziehbar ausgewiesen werden. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Missverständnissen kommen. Besonders bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten kann sich eine fehlerhafte oder unvollständige Lohnabrechnung negativ auf ein Unternehmen auswirken. Besonders Überstunden, Ferien und andere Sonderzahlungen sollten deshalb immer ganz klar ausgewiesen werden.

Eine Lohnabrechnung führt alle Bestandteile auf, die mit dem Lohn einer Angestellten zu tun haben. So wird genau aufgeschlüsselt, woraus die Lohnzahlung besteht und wie der Betrag genau zustande kommt. In jedem Fall sollte aus einer Abrechnung klar hervorgehen, wie hoch der Bruttolohn ist und wie sich dieser ergibt. Im Falle eines Stundenlohns sollte das Dokument also die Stundenzahl und die Höhe des Stundenlohns enthalten.

Ja, Arbeitgeber sind in der Schweiz laut Obligationenrecht (OR) dazu verpflichtet, ihren Angestellten regelmässig eine Lohnabrechnung zukommen zu lassen (Artikel 323b, Absatz 1 OR). In der Regel geschieht dies zum gleichen Zeitpunkt, an dem der Lohn überwiesen wird. In den meisten Unternehmen erfolgt dies am Ende des Monats. Laut Gesetz können aber auch andere Termine festgelegt werden. Dies sollte dann im Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag festgehalten werden (Artikel 323, Absatz 1 OR). Die Bereitstellung einer Lohnabrechnung gehört zu den zwingenden Vorschriften nach Artikel 362 OR. Das heisst, diese Bestimmung darf nur zugunsten des Arbeitnehmers verändert werden – seine Zustimmung vorausgesetzt. Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann Sie in einem Gespräch eingehend beraten und Sie auf Wunsch auch im weiteren Prozess unterstützen.

Grundsätzlich wird die Lohnabrechnung vom Arbeitgeber bereitgestellt. Rechtlich gesehen gibt es keine speziellen Regelungen darüber, wer die Abrechnungen erstellen darf oder muss. Jede Person ist deshalb befugt, Lohnabrechnungen im Auftrag des Unternehmens zu erstellen und an die Mitarbeitenden zu verschicken. Arbeitgeber in kleinen Unternehmen, wo sich die Lohnbuchhaltung einfacher gestaltet, übernehmen dies oft selbst. In grossen Konzernen dagegen gibt es dafür meist eine ganze Abteilung, die sämtliche Angelegenheiten bearbeitet, die mit dem Thema Buchhaltung zu tun haben. Auch ein externer Dienstleister ist eine Option für Unternehmen, die die Buchhaltung und die Erstellung von Lohnabrechnungen auslagern möchten.

Erstellung von Lohnabrechnungen – darauf sollten Sie achten

Am wichtigsten ist, dass die Lohnabrechnung vollständig ist und alles korrekt abgerechnet wurde. Vor allem für kleine Firmen mit weniger Mitarbeitenden lohnt es sich, eine Vorlage zu erstellen, die am Ende des Monats jeweils ausgefüllt wird. In grossen Unternehmen dagegen gestaltet sich der manuelle Eintrag als zu zeitaufwendig und fehleranfällig. Viele Unternehmen bedienen sich für ihre Lohnabrechnung einer Software. Solche Programme sind zwar kostenpflichtig, machen die Angelegenheit allerdings einfacher. Auch das Risiko von Fehlern kann durch eine automatisierte Lohnabrechnung minimiert werden.

Die digitale Lohnabrechnung

Auch wenn Lohnabrechnungen in Papierform noch häufig verwendet werden – die digitale Version befindet sich stark auf dem Vormarsch. Die digitale oder elektronische Lohnabrechnung ist eine praktische und nachhaltigere Variante des klassischen Briefes. Dank sicherer Optionen brauchen sich die Nutzer auch bei einem E-Mail-Versand der Lohnabrechnung (z. B. IncaMail der Schweizerischen Post) keine Sorgen um deren persönliche Daten machen. Alternativ nutzen Arbeitgeber das firmeneigene Intranet, um die Lohnabrechnungen bereitzustellen.