Wie wandeln Sie Ihre Einzelfirma in eine GmbH um?

Rechtliche Ausgangslage

Eine Einzelfirma kann nicht durch eine reguläre Umwandlung in eine GmbH gewandelt werden. Dennoch ist es möglich, aus einer Einzelfirma eine GmbH zu machen. Rechtlich spricht man hierbei von einer Vermögensübertragung. Innerhalb dieses Artikels werden wir daher den Begriff Übertragung verwenden. 

Der praktische Aufwand einer Vermögensübertragung ist etwas komplexer als eine Umwandlung oder Bargründung. Es gilt das Fusionsgesetz (kurz: FusG). Damit ein Einzelunternehmen zu einer GmbH werden kann, muss laut Art. 69 FusG das Vermögen in Form einer sogenannten Sacheinlage übertragen werden. Das heisst, dass das Vermögen oder Teile davon mit Aktiven und Passiven in die neue Gesellschaft eingelegt wird.

Entscheidung für eine GmbH

Es gibt klare Vorteile, die für die Gründung einer GmbH sprechen. Ein entscheidender ist, dass eine GmbH mehrere Gesellschafter haben kann. Daraus ergibt sich zudem die Haftungsbegrenzung. Darüber hinaus steigert die Wandlung zu einer GmbH das Ansehen bei den Vertragspartnern. Schliesslich zeigt es, dass das Unternehmen tiefere Wurzeln am Markt schlägt und wächst. Ein weiterer Vorteil ist, dass in einer GmbH mehr Mitarbeiter eingestellt und so mehr Leistung erbracht werden kann. 

Bezüglich der Haftung muss der Gründer des Einzelunternehmens jedoch wissen, dass er für mögliche Schulden seiner Firma noch weitere drei Jahren solidarisch haftet (Art. 75 Abs. 1 FusG, Art. 181 Abs. 2 OR). 

Voraussetzungen

Sie müssen eine finanzielle Mindesteinlage von 20'000 Franken erbringen, um Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH wandeln zu können. Sollte Ihr Eigenkapital nicht dieser Höhe entsprechen, kann die Differenz als Alternative per Barzahlung eingelegt werden.

Darüber hinaus können nur im Handelsregister eingetragene Einzelfirmen in eine GmbH übertragen werden. Nur dann können sämtliche Verträge mit Dritten in die GmbH übergehen (Vermögensübertragung nach Art. 69 ff. FusG). 

Falls Ihre Firma nicht im Handelsregister eingetragen ist, können Sie eine Individualsukzession der Aktiven und Passiven nach Art. 101 OR durchführen. Das heisst, dass alle bestehenden Verträge einzeln übertragen werden müssen. Dabei müssen Sie zwingend alle Formvorschriften und Zessionen einhalten, was einen beachtlichen Aufwand darstellen kann.

Notwendige Unterlagen

Für die Übertragung müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Unterlagen und Vorgänge:

Gründerbericht

Sie müssen einen vollständigen Gründerbericht erstellen. Dieser verfolgt den Zweck, die Sacheinlagen umfassend zu beschreiben. Das heisst, es müssen alle Informationen über die Art, den Zustand und natürlich nicht zuletzt den Wert der Sacheinlagen zusammengetragen werden. Darüber hinaus ist sehr wichtig, dass die benannten Sacheinlagen alle frei verfügbar sind. Sie dürfen etwa nicht verpfändet sein oder unter Eigentumsvorbehalt stehen. 

Sacheinlage- bzw. Übernahmevertrag

Dieser beinhaltet, neben dem Übernahmedatum, eine vollständige Liste des Inventars sowie den Preis für die Übernahme. Dieser Preis entspricht fast immer dem des Eigenkapitals der Einzelfirma. Wichtig ist auch die Auflistung der Stamm- sowie gegebenenfalls Aktienanteile der Gesellschafter. 

Übernahmebilanz

Diese ist ebenfalls essenziell und umfasst eine Übersicht der zu übernehmenden Aktiven und Passiven.

Wahl der Revisionsstelle

Nach Wahl der Revisionsstelle muss dem zuständigen Notar eine Wahlannahmeerklärung übermittelt werden. Sprich, die Stelle muss bestätigen, dass sie die Revision zukünftig für die GmbH ausübt. Eine Ausnahme gibt es für Unternehmen, die im Jahresschnitt nicht mehr als 10 Vollzeitstellen beschäftigen. Diese benötigen dank «Opting Out» keine Revisionsstelle. 

Erstellung von Statuten

Die Firma hat Statuten zu erstellen, die Folgendes beinhalten:

• Firmenname
• Tätigkeit der Firma
• Zusammensetzung der Stammanteile
• Auflistung der Aktien / Aktienanteile
• Aktienbuch
• Übertragung von Namensaktien
• Gesellschaftsorgane
• Bei Grundstücksübernahme: öffentliche Beurkundung
• Befugnisse der Generalversammlung
• Einberufung der Generalversammlung
• Universalversammlung
• Quorum
• Stimmrecht sowie Beschlussfassung
• Wahl sowie Amtsdauer des Verwaltungsrats
• Befugnisse und Aufgaben des Verwaltungsrats
• Verwaltungsratssitzungen
• Revisionsstelle
• Geschäftsjahr
• Auflösung
• Liquidation

Prüfung durch Revisor

Ohne die Prüfung eines eingetragenen Revisors auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen geht es nicht. 

Anmeldung und Löschung beim Handelsregisteramt

Im Zuge der Anmeldung der GmbH müssen Sie einen Antrag auf Löschung des Einzelunternehmens stellen. Dies geschieht nicht automatisch.

Kosten, Beiträge, Steuern

Eine Übertragung ist immer mit gewissen Kosten verbunden. Zudem können bei einer GmbH zusätzliche Steuern anfallen.

Gebühren und Kosten der Übertragung

Bei der Übertragung fallen verschiedene Kosten an. Das sind zum einen die Kosten für einen Treuhänder, der die Übertragungsbilanz samt Inventar erstellt. Die Summe hierfür variiert recht stark, sodass wir an dieser Stelle leider keinen Durchschnitt nennen können. 

Zum anderen fallen Kosten für Aufsetzung der nötigen Unterlagen an, wie dem Übernahmevertrag, dem Gründungsbericht sowie allen nötigen Beurkundungen. Diese betragen in der Regel ab 800 Schweizer Franken. Die Zusatzkosten für den Revisor, welcher zur rechtlichen Bilanz- und Berichtsprüfung nötig ist, schlagen mit durchschnittlich rund CHF 1'500.- zu Buche. 

Kosten für neue Mitarbeiter

Sollten neue Mitarbeiter eingestellt werden, müssen Sie als Gründer zukünftig Lohnkosten sowie die steuerlichen Beiträge einkalkulieren. 

Steuern

Stille Reserven der Einzelfirma sind steuerneutral. Das heisst, es fallen bei der Übertragung keine Steuern an. Das gilt allerdings nur, wenn die neue GmbH ihren Firmensitz auch in der Schweiz hat. Zudem müssen die bisherigen Werte für die Einkommenssteuer übernommen werden. Die Sperrfrist beträgt hier 5 Jahre. Währenddessen dürfen die GmbH oder Beteiligungen daran nicht verkauft werden. Andernfalls müssen für die stillen Reserven nachträglich Steuern gezahlt werden.

Mehrwertsteuer

Sollte Ihre Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig sein, kann bei der Übertragung in eine GmbH das Meldeverfahren nach Art. 38 Abs. 1 MWSTG angewandt werden. Demnach müssen Sie für die Übertragung keine Mehrwertsteuer zahlen. 

Gründungszeitraum 

Gründen Sie eine GmbH bis Ende Juni, kann sie auf den 1. Januar rückdatiert werden. Bei Gründung ab Juli ist dies nicht mehr möglich. 

Sonstige Rechtsänderungen

Mit der neuen Rechtsreform müssen Sie sich auch an die Richtlinien des zuständigen Handelsregisteramts halten. Zudem ist die kaufmännische Buchhaltung nach Art. 957 ff. OR vorgeschrieben. Darüber hinaus müssen Sie für Ihre neue GmbH eine neue Mehrwertsteuernummer beantragen. 

Die Alternative

Eine Alternative zum oben beschriebenen Vorgehen ist die Löschung Ihrer Einzelfirma und die Neugründung der GmbH. Hierbei erfolgt eine sogenannte Sachübernahme, bei der die Gesellschafter nach der Gründung Vermögenswerte ankaufen. Das ist dann sinnvoll, wenn Ihr Einzelunternehmen noch keine grossen Gewinne verzeichnet oder Investitionen getätigt hat. 

Rechtsberatung durch einen Anwalt für Gesellschaftsrecht

Die Gründung einer GmbH ist der erste Schritt, damit ein kleines Unternehmen wachsen kann. Die Übertragung einer Einzelfirma in eine GmbH ist mit viel Vorbereitung und Behördengängen verbunden. Sie ist jedoch gleichzeitig eine Erleichterung, wenn Ihr Einzelunternehmen bereits Gewinne erzielt hat und Verträge mit Geschäftspartnern bestehen. 

Da dies allerdings für Laien nicht einfach ist und es auch einige Fallstricke gibt, ist es sinnvoll, einen Rechtsberater an Ihrer Seite zu haben. GetYourLawyer unterstützt Sie bei der Suche nach einem Spezialisten, der Sie kompetent berät und Sie bei diesem Unterfangen mit ganzer Kraft unterstützt. Stellen Sie Ihre Anfrage und finden Sie einen Anwalt, der zu Ihnen und Ihren individuellen Anforderungen passt.