Wann brauche ich ein Personalreglement?

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In mittleren und grösseren Unternehmen ist es meist Standard. Auch für kleine Firmen gewinnt es an Relevanz. Die Rede ist von einem Personalreglement. Doch wann ist es sinnvoll? Was bezweckt es und welche Inhalte sollten nicht fehlen? Sind Personalreglement und Betriebsordnung nicht dasselbe? Die Antworten auf diese interessanten Fragen finden Sie im folgenden Artikel.

Definition: Was ist ein Personalreglement?

Ein Personalreglement ist ein Dokument, das gesammelte Informationen, Vorschriften und Regeln beinhaltet, die in dem jeweiligen Betrieb gelten und an die sich die Mitarbeiter zu halten haben. Es kann ferner auch Informationen über im Arbeitsvertrag vereinbarte Punkte detaillierter ausführen. Das Büchlein wird allen neuen Mitarbeitern als Ergänzung zum Arbeitsvertrag übergeben und ist rechtlicher Bestandteil dessen. 

Ziel: Wozu dient ein Personalreglement? 

Ein Personalreglement verfolgt mehrere Zwecke. Das übergreifende Ziel ist, interne Prozesse im Betrieb einfacher und effizienter zu gestalten. Im Einzelnen fallen mitunter die folgenden Aspekte darunter:

Unterstützung für neue Mitarbeiter

Jedes Unternehmen hat andere Regeln und andere Betriebsvorgänge. Neue Mitarbeiter müssen sich in diesen schnell zurechtfinden. Dabei kann das Personalreglement eine Stütze sein. Übersichtlich strukturiert, kann der Arbeitnehmer es je nach Themengebiet filtern und Bestimmungen nachlesen. Handelt es sich um gesetzesrelevante Vorgänge, spart es dem Arbeitnehmer mitunter auch eine langwierige Internetrecherche.  

Gleichberechtigung für alle Mitarbeiter

Jeder Arbeitnehmer soll gleich behandelt werden. Ein Personalreglement erweckt diese Regel zum Leben. Jeder Arbeitnehmer erhält ein und dasselbe Personalreglement, an dessen Verordnungen er sich zu halten hat. Das kann Arbeitnehmern ein gutes Gefühl vermitteln und zudem Missgunst und Streitigkeiten vermeiden.

Rechtliche Absicherung 

Da ein Personalreglement rechtlich offiziell zum Arbeitsvertrag gehört, sind Sie im Fall von Streitigkeiten beiderseitig rechtlich abgesichert. Es gibt innerhalb des Gesetzes zudem diverse Formulierungen, die häufig zu Missverständnissen führen. Diese können in einem Personalreglement einfach verständlich ausformuliert werden. Auch kann es Gesetzeslücken abdecken.

Flexibilität bei internen Prozessen

Sind bestimmte Punkte im Personalreglement von vornherein festgehalten, können interne Prozesse schneller umgesetzt werden. Ein Beispiel: Es wird festgelegt, dass Mitarbeiter aus Abteilung A unter bestimmten Umständen auch zur Unterstützung von Abteilung B eingesetzt werden können, ohne dass sich Lohn oder Gehalt ändert. In diesem Fall bedarf es keiner separaten Zustimmung und Unterschrift von Mitarbeiter A. Zudem sind Forderungen nach mehr Gehalt mit Verweis auf diesen Punkt im Personalreglement praktisch abgegolten.

Verbesserung des Unternehmensimage

Nicht zuletzt kann ein Personalregelwerk zu einem verbesserten Unternehmensimage führen. Es kann neuen Mitarbeitern den Eindruck einer professionellen Unternehmensstruktur und Fürsorge gegenüber seinen Mitarbeitern vermitteln. Dies motiviert bereits im Vorfeld.  

Was ist der Unterschied zwischen Personalreglement und Betriebsordnung?

Das Personalreglement und die Betriebsordnung werden oft verwechselt oder auch bewusst in einen Topf geworfen. In einigen Betrieben werden Regelungen übergreifend formuliert und ein zusammengefügtes Dokument daraus erstellt. Aus rechtlicher Sicht ist das nicht optimal. Denn auch wenn sich einige Punkte überschneiden, unterscheiden sich andere inhaltlich teils stark voneinander und beziehen sich auf andere Gesetzesgrundlagen. Somit sind zwei separate Dokumente sinnvoller.

Eine Betriebsordnung basiert auf dem Arbeitsgesetz. Industrielle Betriebe sind verpflichtet, diese zu erstellen (Art. 37 ArG). Für nicht-industrielle Unternehmen ist die Erstellung optional, wird aber empfohlen. Für die Rechtswirksamkeit einer Betriebsordnung bedarf es weiterhin nicht der vorherigen Zustimmung und Unterschrift der Arbeitnehmer oder deren Vertreter – für die eines Personalreglements hingegen schon. 

Inhaltlich umfasst eine Betriebsordnung primär Verordnungen zum Allgemeinverhalten im Betrieb, gesundheitsschutzrechtliche Hinweise und Bestimmungen zur Unfallverhütung am Arbeitsplatz. Weitere Punkte sind optional. Innerhalb von Personalreglements werden in der Regel auch Informationen zu Arbeitsverträgen implementiert. Bestimmte Punkte werden hierbei detaillierter ausgeführt oder es werden Ausnahmefälle ergänzt. 

Form und Inhalt von Personalreglements

Inhalt und Umfang eines Personalreglements sind von Betrieb zu Betrieb verschieden. Das ist natürlich, da Verfahren beispielsweise von der Branche und Betriebsgrösse abhängen. 

Eine der wichtigsten Themenpunkte sind:

  • Arbeitszeiten
  • Urlaubsregelung
  • Überstundenregelung 

Einige Unteraspekte, die zu diesen Themen gehören, sind im Gesetz gar nicht oder nicht klar verankert, da sie je nach Betrieb variieren. Im Einzelnen sollten die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Gibt es Überstundenausgleich und wenn ja, in welcher Form?
  • Wie, wo und wann müssen Überstunden erfasst werden?
  • Wann und mit welchem Vorlauf kann ich Überstundenausgleich in Anspruch nehmen?
  • Kann ich mir Überstunden auch ausbezahlen lassen? 
  • Unter welchen Voraussetzungen kann ich unbezahlten Urlaub nehmen?
  • Wie errechnet sich der Urlaubsanspruch von Stundenlöhnern? 

Informationen zur Berechnung und Auszahlung von Provisions-, Boni- und Sonderzahlungen sollte ein eigener Abschnitt – besser noch ein eigenes Dokument – zustehen. 

Grundsätzlich besteht Vertragsfreiheit: Welche Punkte Sie tatsächlich in das Dokument aufnehmen, ist Ihnen als Arbeitgeber selbst überlassen – unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen. 

Wichtig: Um die Rechtswirksamkeit eines Personalreglements zu fixieren, bedarf es innerhalb der Arbeitsverträge einen Hinweis, dass es rechtsverbindlicher Vertragsbestandteil ist. 

Erstellung eines Personalreglements

Folgend haben wir noch ein paar Tipps für Arbeitgeber zusammengetragen, die bei der Erstellung oder Überarbeitung des Personalreglements beachtet werden sollten. 

Übersichtlich 

Es gelten zwei Grundprinzipien: «So viel wie nötig, so wenig wie möglich» und «in der Kürze liegt (oft) die Würze». Überlegen Sie, welche Punkte essenziell sind und welche Randaspekte Sie aufnehmen möchten. Bei einigen Punkten mag es wichtig sein, diese im Detail auszuformulieren, damit sie im Nachhinein nicht mehr Fragen als vorher aufwerfen. Andere optionale Regelungen sind womöglich unnötig und plustern das Regelwerk nur auf. Das Dokument sollte dem Arbeitnehmer ein gutes Gefühl vermitteln und ihn nicht erschlagen.

Klar verständlich und anpassbar

In bestimmten Situationen muss ein Personalreglement leicht anpassbar sein. Achten Sie deshalb auf eine einfache und präzise Formulierungsweise. Das spart bei Anpassungen Zeit. Auch ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Inhalte einfach verstehen sollte. Vermeiden Sie eine zu tiefgehende Juristensprache. 

Einheitlich und ergänzend

Vergewissern Sie sich, dass die aufgeführten Punkte die Arbeitsverträge sowie die Betriebsordnung ergänzen und ihnen nicht widersprechen. Vermeiden Sie Doppeldeutigkeiten.

Individuell

Abgesehen von branchenspezifischen Regelungen muss ein Personalreglement immer individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. Lassen Sie sich bei der Ausformulierung Zeit.

Voraussetzungen für ein gültiges Personalreglement

Aus rechtlicher Sicht bedarf es bei einigen Punkten ausnahmslos der schriftlichen Form sowie der Zustimmung des Arbeitnehmers, beziehungsweise die des rechtmässigen Vertreters. Dazu gehören Regelungen, die den Arbeitnehmer in gewisser Sicht einschränken, wie etwa der Verzicht auf eine Ausgleichsvergütung für Überstunden. 

Änderungen und Ergänzungen bedürfen ebenfalls einer Zustimmung der Mitarbeiter. Das rührt daher, dass das Dokument eine rechtliche Ergänzung zum Arbeitsvertrag darstellt und diesen somit auch ändert. 

Fazit

Ein Personalreglement ist aus vielerlei Hinsicht ein praktisches und nützliches Kompendium sowohl für die Arbeitnehmer- wie auch Arbeitgeberseite. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich mit den gesetzlichen Bestimmungen auskennen und das Regelwerk mit einwandfreien Formulierungen zum Unternehmenserfolg beiträgt. Das kann oft schwieriger sein, als es sich im ersten Moment anhört. Um sich das Leben ein wenig zu erleichtern, ist ein Fachanwalt für Arbeitsrecht eine entscheidende Stütze. GetYourLaywer hilft Ihnen, einen geeigneten Rechtsexperten zu finden. Stellen Sie Ihre Onlineanfrage und suchen Sie sich aus den Offerten Ihren passenden Anwalt.

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