Wie setze ich einen Plan zur Mitarbeiterbeteiligung richtig auf?

Innerhalb vieler KMU sowie Start-ups ist die Beteiligung von Mitarbeitern am Unternehmenserfolg in Form von ESOP-Modellen bereits Standard. Doch wie setzt man eine Mitarbeiterbeteiligung rechtlich korrekt auf? Wir haben uns für Sie näher mit dieser Fragestellung beschäftigt und geben Ihnen einige wichtige Tipps an die Hand.

ESOP und seine diversen Modelle 

Mit der Umsetzung eines Employee Stock Ownership Plans beteiligen Sie Arbeitnehmer am Unternehmenskapital. Die Möglichkeiten umfassen eine Bandbreite an verschiedenen Varianten. Bevor wir uns mit der Umsetzung beschäftigen, lassen Sie uns einen kurzen Blick darauf werfen. 

Die zentrale Form der unechten Mitarbeiterbeteiligung ist das Virtual Share Program (VSP). Im Vergleich zu anderen Modellen fällt es weniger komplex aus und ist leichter einzuführen. Hierbei erhält der Arbeitnehmer Phantom Stocks (Phantom-Aktien), deren reale Auszahlung zu einem zukünftig festgelegten Zeitpunkt erfolgt. 

Echte Mitarbeiterbeteiligungen finden in diesen Optionen Anwendung: 

  • Stille Beteiligung: Der Arbeitnehmer erhält eine Teilbeteiligung am Unternehmensgewinn, nachdem er eine Einlage hinterlegt hat. Er haftet lediglich für seine Einlage, nie mit seinem Vermögen. Dafür hat er keine Mitspracherechte. 
  • Belegschaftsaktien: Bei dieser Form der direkten Beteiligung erhält der Mitarbeiter die Option, Unternehmensaktien zu kaufen und Dividenden ausgezahlt zu bekommen. Das theoretische Mitspracherecht wird meist vertraglich ausgeschlossen.  
  • Anteilsvergabe: Sie stellt eine Beteiligungsoption für Gesellschaften mit beschränkter Haftung dar. Der Arbeitnehmer kann Firmenanteile erwerben und wird zum Mitgesellschafter. 
  • Mitarbeiterguthaben: Dies ist eine Form der Sonderzahlung, die gutgeschrieben und erst zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt wird. 
  • Genussrechte: Arbeitnehmer erhalten hierbei eine Gewinnbeteiligung. Zu rechtlichen Teilhabern werden sie dabei nicht. Eine fünfjährige Bindungsfrist ist Voraussetzung.
  • Mitarbeiterdarlehen: Der Arbeitnehmer wird hierbei zum Personalkreditgeber. Dafür erhält er über die festgesetzte Laufzeit eine Festverzinsung. Das Darlehen wird durch eine Bankbürgschaft gegen die Insolvenz der Firma gesichert. 
  • Schuldverschreibung: Der Mitarbeiter kauft hierbei Urkunden vom Arbeitnehmer. Der Betrag inklusive Zinsen wird vom Arbeitnehmer bei Laufzeitende ausbezahlt. 

Rechtliche Grundlagen der Mitarbeiterbeteiligung

Da innerhalb der Schweiz grundsätzlich Vertragsfreiheit herrscht, haben Sie bei der Vertragsgestaltung Ihres Mitarbeiterbeteiligungsmodells grundsätzlich freie Hand. Was die Umsetzung jedoch komplex macht, ist der Fakt, dass im Hintergrund gleich mehrere Gesetzgebungen mitwirken. Zu berücksichtigen sind demnach folgende: 

  • Arbeitsrecht
  • Steuerrecht
  • Sozialversicherungsrecht 
  • Gesellschaftsrecht
  • Bilanzrecht 

Die Umsetzung

Ist nach reiflicher Überlegung die Entscheidung für ein bestimmtes Beteiligungsmodell gefallen, ist es Zeit für die Umsetzung. Im Folgenden haben wir acht nützliche Tipps dazu zusammengetragen.

1. Lassen Sie sich Zeit  

Das ist ein simpler Tipp, aber dennoch hilfreich. Der Vertrag zur Mitarbeiterbeteiligung ist über viele Jahre rechtlich bindend und sollte entsprechend professionell ausgearbeitet sein. Beschäftigen Sie sich vorab intensiv mit allen rechtlichen Details und einer vertraglichen Risikominimierung. Das zahlt sich später aus. In jedem Fall sollte das Dokument individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. 

2. Berücksichtigen Sie arbeitsrechtliche Gegebenheiten 

Insbesondere gilt es hierbei zu erörtern, inwieweit das Beteiligungsmodell Ihrer Wahl direkten Einfluss auf die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter nimmt. In vielen Fällen müssen diese nämlich entsprechend angepasst werden. Insbesondere dann, wenn Mitarbeiter zu direkten Gesellschaftern werden, wird eine notarielle Beurkundung erforderlich. Auch die Abrechnungsmodalitäten und Pflichtangaben in den Gehaltsinformationen können sich ändern.

3. Klären Sie die Besteuerungsfrage

Für Arbeitnehmer macht es einen grossen Unterschied, ob die Ausschüttung als gewerbliche oder Kapitaleinkünfte, oder etwa als Bonuszahlung auf das Gehalt aufgeschlagen werden. Auch der Zeitpunkt der Gewinnausschüttung ist eine zu berücksichtigende steuerliche Bemessungsgrundlage. Dadurch ändern sich immerhin die Voraussetzungen für die Besteuerung. 

4. Bedenken Sie sozialversicherungsrelevante Punkte

Weiterführend sind die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen. In einigen Fällen gibt es die Möglichkeit, finanzielle Gewinnausschüttungen sozialversicherungsfrei abzurechnen. Oft müssen sie jedoch als Teil des sozialversicherungspflichtigen Gehalts behandelt werden.

5. Bestimmen Sie die Quelle der Aktien

Eine wichtige Überlegung, welche auch ein Entscheidungskriterium für eines der Modelle sein könnte, ist, aus welchem Topf die Aktien für die Mitarbeiterbeteiligungen bereitgestellt werden sollen. Eine Möglichkeit ist der unternehmenseigene. Alternativ stünde etwa ein Aktienrückkauf von Investoren oder eine Kapitalerhöhung im Raum. 

6. Legen Sie einen fixen Aktienwert fest 

Eine fixe Formel in der Bewertung, sowohl für den Kauf als auch für den Verkauf, ist zu empfehlen. Hintergrund sind einkommensteuerrechtliche Gründe. Unter Umständen kann es nämlich darauf hinauslaufen, dass lediglich eine Teilsumme des Erlöses als steuerfrei gilt. 

7. Zurren Sie klare Rechte im Umgang mit den Aktien fest

Insbesondere, aber nicht ausschliesslich, für das Modell der Vergabe von Phantom Stocks relevant, sind die folgenden Fragen: Welche Rechte möchten Sie Mitarbeitern in Bezug auf die Aktien zuteilwerden lassen? Sollen diese sie ebenfalls verkaufen dürfen? Wenn ja, soll die Veräusserung auf deren Kollegen begrenzt werden oder lassen Sie einen Verkauf an externe Dritte zu? Wie gehen Sie im Falle eines Kursverlustes vor? Was soll bei der Kündigung des Mitarbeiters passieren? Ist das Vesting-Modell im Rahmen von Phantom Stocks für Sie die richtige Lösung? Zu diesen und weiteren Punkten sollten Sie klare Antworten und Regeln fixieren. 

8. Lassen Sie wichtige Nebenaspekte nicht ausser Acht

Hierzu zählt etwa die Überlegung, wie das Unternehmen die finanziellen Einnahmen durch die Mitarbeiterbeteiligungen innerhalb des Wunschmodells verbuchen muss. Je nachdem, ob es sich um Fremd- oder Eigenkapital handelt, kann sich dies unter anderem auf die Kreditfähigkeit des Unternehmens auswirken. 

Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter 

Bei aller Initiative über die Ausarbeitung eines professionellen Plans dürfen Sie nicht vergessen, dass viele Mitarbeiter noch nicht über das nötige Hintergrundwissen in der Boni- und Aktienwelt verfügen. Demnach ist es wichtig, sie in Form von Informationsveranstaltungen abzuholen, um sie überhaupt über die zukünftigen Möglichkeiten zu informieren. Vorzüge und mögliche Risiken müssen transparent wiedergegeben werden.  

Patentlösung und Unterstützungsmöglichkeit

An dieser Stelle müssen wir Sie leider enttäuschen – die eine Patentlösung können auch wir Ihnen nicht bieten. Der beste Beteiligungsplan ist immer noch ein individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmter. Und so soll es auch sein. Nebst Überlegungen gesellschaftlicher Art gilt es insbesondere, die sich daraus ergebenden arbeits- und steuerrechtlichen Vor- und Nachteile für Ihre Firma und Ihre Mitarbeiter zu ermitteln und abzuwägen. In einem Punkt können wir Sie jedoch beruhigen. Auf welches Modell am Ende die Wahl auch fällt, das entscheidende Ziel erreichen Unternehmer in den allermeisten Fällen: ihren Mitarbeitern Lob und Anerkennung zuteilwerden zu lassen. 

Auf dem Weg dorthin gibt es mittlerweile eine Reihe von höchst professionellen Anwälten, die sich aufgrund der hohen Nachfrage auf die Themenfelder Mitarbeiterbeteiligungspläne sowie Executive Compensation spezialisiert haben. Diese bieten den gesamten Umfang an Leistungen, die innerhalb Ihrer Spezialisierung anfallen. Angefangen von der Beratung zu verschiedenen Beteiligungsmodellen über die Erstellung, das Design und den Review von nationalen und internationalen Vergütungsplänen bis hin zu Gutachten reicht deren Repertoire. 

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